Kanban conquista a indústria cinematográfica

Com os Kanban Boards no Webgate, disponibilizamos-te a ti e à tua equipa uma nova ferramenta colaborativa de gestão de projetos. Representa os teus passos de trabalho, acompanha e otimiza o teu workflow e mantém sempre uma visão geral rápida do progresso em cada projeto individual.
Reconhece num relance quem está a trabalhar em quê e quão avançadas estão as diferentes partes do teu projeto. Vê imediatamente onde ainda é necessária ação, onde há problemas, onde é precisa ajuda ou em que fase de processamento se encontra um ficheiro, playlist, etc.

O que é Kanban?

Kanban (japonês para placa ou cartão) é um método de gestão de trabalho que originalmente vem da indústria automóvel da Toyota. Este método ajuda as equipas a otimizar os seus workflows e processos.

Kanban clássico - um início simples para o teu projeto cinematográfico

O Kanban clássico dá-te uma visão geral das tarefas e mostra se uma tarefa já foi iniciada ou já está concluída.
Imagina que o teu objetivo é a conclusão bem-sucedida de uma subtarefa de um projeto cinematográfico, por exemplo a preparação de uma rodagem. Com esse objetivo em mente, podes criar um board e chamá-lo, por exemplo, «Preparação de rodagem». Nesse board, todas as tarefas pendentes são registadas sob a forma de cartões.
Cada cartão representa uma tarefa. Cada tarefa pode ser atribuída imediatamente a um membro da equipa. Naturalmente, também podes atribuir cartões a ti próprio, caso queiras tratar da tarefa.
O Kanban trabalha com listas ou colunas, que representam as fases de um processo. O tipo mais simples de Kanban consiste em três colunas:

To-do

A primeira coluna contém cartões de tarefas que mostram a toda a equipa o que está pendente e tem de ser feito.
Aqui fica um exemplo: se os locais de rodagem finais ainda não estiverem definidos e a produção tiver de decidir entre uma pré-seleção de localizações de quinta, esse cartão teria no To-Do o título: «Escolha de local de rodagem quinta exterior» e os possíveis locais de rodagem estariam listados numa checklist ou visíveis no cartão através de um documento anexado. Assim, tens todas as informações sobre os locais reunidas num único lugar e visíveis num relance.

In Progress

Quando um membro da equipa começa a tratar de uma tarefa, atribui o cartão a si próprio e move-o para a coluna seguinte, In Progress. Esta lista mostra que tarefas estão atualmente em processamento e por quem.
No nosso exemplo, o realizador registar-se-ia no cartão «Escolha de local de rodagem quinta exterior» e atribuiria, por exemplo, também o produtor ao cartão. Em conjunto, discutem os sets de filmagem listados no cartão.

Done

Quando uma tarefa está concluída, é colocada na coluna Done. Informações adicionais e resultados podem ser documentados no cartão.
No nosso exemplo, o cartão é movido para Done assim que o realizador e o produtor chegam a acordo. No comentário do cartão fica registado qual a quinta escolhida. Toda a equipa fica agora a saber que as localizações estão definidas e encontra os resultados nesse cartão.

Com esta gestão ágil de projetos, todos mantêm a visão geral sobre quem está a trabalhar em que tarefa e em que fase se encontra uma tarefa. Isto garante melhor utilização de recursos, maior transparência e iterações mais rápidas no projeto. Evita-se trabalho redundante e paralelo.

Como funciona exatamente isto no Webgate?

No exemplo acima fala-se de atribuições, checklists e anexos; vamos abordar estes pontos separadamente já a seguir. A vantagem de um cartão virtual é que pode ser enriquecido com conteúdos e o espaço não se esgota, como pode acontecer com a variante analógica, o Post-It.

Atribuir pessoas a um cartão

Uma equipa de cinema é composta por especialistas de diferentes departamentos. Por isso, é natural que, ao criar tarefas, já esteja claro desde o início quem será responsável por uma tarefa. Para distribuir responsabilidades, as pessoas responsáveis são registadas diretamente no respetivo cartão como responsáveis. Assim, toda a equipa sabe pelo que é responsável. As tarefas também podem ser criadas inicialmente sem responsável; quem tratar da tarefa regista-se posteriormente como responsável. Se alguém sentir que não é responsável por uma tarefa, remove-se como responsável ou atribui a tarefa a outra pessoa.

Checklists

Checklists são uma lista de pontos que podem ser assinalados, ou seja, listas de tarefas dentro de um cartão. Permitem definir diferentes subtarefas ou requisitos.
Podes, por exemplo, distribuir tarefas por várias checklists e criar assim checklists próprias para diferentes pessoas. Numa barra de progresso no cartão, vês a qualquer momento quantas tarefas estão concluídas.

Labels

Labels permitem destacar ou categorizar cartões para além das colunas individuais. Por exemplo, os cartões podem receber a label «Departamento jurídico» quando ainda é necessário obter um OK do departamento jurídico para concluir a tarefa. Uma label muito popular é também «blocked», que implica que ainda são necessários conteúdos antes que alguém possa concluir a tarefa.

Feedback e comentários

Troca ideias com os teus colegas de equipa através de comentários nos cartões. Discute temas específicos e recolhe feedback num ponto central.
Menciona pessoas nos comentários (@Nome) para que sejam notificadas automaticamente e evita o caos do e-mail. Subscreve cartões e boards para seres informado sobre todas as atividades.

Mais funções de comentários

Anexos

A um cartão pode ser anexado um ficheiro, playlist, galeria, ficheiro Zip ou documento para reforçar o conteúdo do cartão ou fornecer informações importantes. Todos os conteúdos do Webgate Browser podem ser ligados a um cartão.
Move o rato sobre playlists ou galerias para ver uma pré-visualização dos conteúdos incluídos. Com um clique, abre-se a galeria ou playlist. Só utilizadores com os direitos necessários obtêm acesso aos teus conteúdos.

Arquivar tarefas concluídas

Quando uma tarefa está concluída, podes movê-la para o teu arquivo. Dessa forma, a tarefa desaparece do teu Kanban Board e é guardada no arquivo. Informações e dados importantes não se perdem e podem ser consultados e pesquisados mais tarde no arquivo.
A função de arquivamento também ajuda no «Daily Stand Up», a vossa reunião diária operacional, contribuindo assim para um trabalho de equipa eficaz. Nessa reunião, a equipa reúne-se diante do Kanban Board e discute o estado atual das tarefas. Se, por exemplo, a coluna «Done» estiver cheia de muitos cartões, estes podem ser arquivados de uma só vez através do menu de contexto da coluna.

Porque Kanban Boards e porque no Webgate?

Um Kanban Board ajuda-te a ti e à tua equipa a visualizar o vosso trabalho e, assim, a manter a visão geral. Para te aproximar do conceito de forma prática, mostramos-te a seguir, a título de exemplo e com base em diferentes workflows da indústria cinematográfica, como a técnica Kanban vos pode apoiar e otimizar a vossa colaboração.

Kanban para o departamento de dailies no laboratório

Kanban em VFX

Kanban para o supervisor de pós-produção

Membros do board e os seus direitos

A colaboração no Webgate Board comporta-se de forma semelhante ao Webgate Browser. Um utilizador Webgate com o papel «Administrador do projeto» pode criar boards. Todos os outros administradores de projeto e administradores de organização são automaticamente incluídos no «Board». Todos os outros membros, sejam externos ou internos, podem então ser convidados.
Cada membro do board pode criar e apagar cartões, bem como atribuir um cartão a colegas de equipa. Todos os membros do board podem ver os comentários nos cartões. Cartões individuais e boards inteiros podem ser subscritos pelos membros do board para serem informados sobre novidades.
Os conteúdos que estão ligados a cartões a partir do browser (por exemplo playlists, imagens, ...), só são mostrados aos utilizadores que também têm acesso ao conteúdo. Com um clique sobre o conteúdo, chegam ao respetivo ficheiro no Webgate Browser. Aos utilizadores não autorizados é mostrado que, infelizmente, o conteúdo não é visível para eles. Todos os utilizadores têm acesso aos comentários, à descrição dos cartões e às checklists, para se manterem informados sobre novidades e subtarefas pendentes.

Comunicação e ciclos de feedback

Todos os membros da equipa podem aceder ao board a qualquer momento e a partir de qualquer lugar e, assim, estão up to date e informados. Uma condição necessária para uma boa colaboração, especialmente em equipas distribuídas globalmente.
DICA: Cada membro da equipa pode acompanhar o progresso do board por si próprio, mas recomenda-se a realização de reuniões (online) regulares e limitadas no tempo, nas quais se apresenta de forma breve e concisa quem está a trabalhar em que cartão. Uma breve reunião de equipa. A duração sugerida é de 10 a 15 minutos.

Kanban Boards 100% compatíveis com o RGPD

Os teus dados estão em boas mãos connosco. Todos os nossos servidores são certificados ISO 27001 e estão localizados na UE. Auditorias regulares atestam várias vezes por ano o nosso elevado nível de segurança.

Tu és quem decide

Tu e a tua equipa são quem melhor conhece o vosso workflow. Por isso, configura o teu Kanban Board da forma que considerares mais sensata. O Kanban Board no Webgate permite-te a ti e à tua equipa manter a visão geral do progresso de tarefas individuais, tornar tarefas visíveis e visualizar claramente o que ainda precisa de ser tratado, quem está a trabalhar em quê neste momento e o que já está concluído.

Ficamos contentes com Feedback! Diz-nos como utilizas os novos boards e o que ainda podemos melhorar para que possas integrar melhor os boards no teu workflow.

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